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Como alcançar resultados na Gestão de Saúde e Segurança do Trabalho nos próximos 3 meses, com ou sem dinheiro – Parte 2

July 30, 2016

Nessa segunda parte do artigo vamos falar sobre 5 dicas poderosíssimas que irão elevar o nível de gestão do seu departamento.

 

Leia a primeira parte desse artigo.

 

As dicas a seguir não possuem uma ordem de prioridade e podem ser trabalhadas simultaneamente.

 

Dica 4. Integre os Sistemas.

 

Essa dica talvez não seja tão simples assim, uma vez que pode envolver investimentos em aquisição e implantação de sistemas ERP.

Esse tema merece um artigo exclusivo, mas vamos falar um pouco sobre ele para que os gestores que não conhecem muito do assunto possam se localizar.

ERP é uma sigla em inglês que significa: Enterprise Resource Planning que, em tradução livre para o português é: “Planejamento dos recursos da empresa.” Os ERPs são os softwares que integram todos os dados e processos em um único sistema.

 

A integração é feita não somente entre os processos, mas também entre os departamentos, o que facilita a gestão das informações.

“Para tomar melhores decisões, as pessoas precisam de informação.”

Essa frase faz parte da missão da Ergotríade: gerar informações para ajudar as pessoas a tomarem melhores decisões.

 

A ideia aqui é que caso você não tenha um ERP e nem orçamento para investir nisso esse ano, que pelo menos você prepare o terreno e planeje junto com a direção da empresa a estruturação de um.

 

Ações que você pode fazer hoje que não envolvem dinheiro:

1. Elaborar um caderno de encargos. Para isso, você pode contar com o auxílio do departamento de TI, e solicitar orçamentos.


2. Checar se nos sistemas que a empresa já possui, existe alguma possibilidade de integração ou habilitação de um módulo que tem a ver com a sua área.


3. Desenvolver um sistema mais simples, com planilhas do Excel ou Acess, que permita a compilação e emissão de relatórios simples de alguns dados. Aquele estagiário maio hacker pode lhe ajudar com isso. Trabalhei em empresas multinacionais que rodavam um departamento inteiro, totalmente integrado com a fábrica, apoiado em uma planilha de excel. A vantagem é que mesmo um software simples faz a integração com esses aplicativos, facilitando a importação dos dados posteriormente.


4. Estudar sobre o assunto. Fazer cursos, ler livros, conversar com colegas que utilizam recursos como SAP, Totvs, etc.

 

Dica 5. Desenvolva canais de comunicação entre os departamentos.

 

 

A frase clichê: “A comunicação é o mal do século” nunca foi tão verdadeira nas empresas. Muitos departamentos que tem total interação e interesses comuns não se conversam de forma eficiente ou quando existe, a comunicação é falha, com ruídos.

Se um investimento gera retorno para 2, 3 até 4 departamentos da empresa, o crescimento deixa de ser linear e passa a ser visto como exponencial. O custo benefício é muito maior, uma vez que mais pessoas irão tirar proveito disso.

 

Ações que você pode colocar em prática ainda essa semana que irão melhorar a comunicação e interação do seu departamento com as demais áreas, que não precisam de investimento financeiro:

 

1. Crie uma agenda compartilhada, e lance apenas assuntos da sua área que são pertinentes e irão ajudar os gestores de outras áreas. Existe uma infinidade de softwares e aplicativos para isso: Google Agenda, Evernote ou o próprio Outlook.


2. Crie comitês executivos para a tomada de decisões. Siga as regras de ouro na condução desses times: tenha uma pauta, convide apenas pessoas que são essenciais para discutir os assuntos que serão tratados, faça reuniões curtas. Como conduzir reuniões produtivas também merece um post exclusivo.


3. Monte equipes de trabalho para conduzir seus projetos, mesmo que essa pessoa participe de uma etapa específica do cronograma. Nós utilizamos para isso a metodologia, que na verdade é uma filosofia, doSCRUM.
Se você quiser aprender mais sobre o SCRUM, envie um e-mail para: contato@ergotriade.com.br, e receba mais informações de como adquirir a aula onde falamos tudo sobre esse assunto.

 

Dica 6. Planeje um Budget.

Infelizmente não são todas as empresas que trabalham com budget. Apesar de básico para a gestão de qualquer departamento, muitos ainda ficam sujeitos a aprovação conforme a vontade do chefe.

Ter um orçamento provisionado no início do ano, saber quanto e quando você irá poder investir, faz toda a diferença.

Para compensar a ausência desse recurso, você pode se adiantar e criar uma planilha que justifique a “mesada” para o próximo ano.

Há alguns anos, quando eu era funcionário em uma empresa que apesar da estrutura muito boa, não tinha essa cultura, não sabíamos quanto de dinheiro o departamento poderia contar para investir em segurança, a alternativa era justificar e convencer quem assina o cheque que determinada ação era importante.

 

Ações para justificar o provisionamento de verba:

 

1. Calcule o payback de determinado investimento. Payback, que em português significa retorno, é o cálculo do tempo entre o investimento inicial e o momento no qual o lucro líquido acumulado se iguala ao valor investido.


2. Nem sempre é possível demonstrar o payback, nos projetos envolvendo saúde e segurança do trabalho. Nesse caso o mais eficaz é calcular o cost avoidance. O cost avoidance é o quanto se deixou de gastar ao investir em determinado projeto, serviço, compra de equipamento.


3. Estudo de custo x benefício. Muitas vezes um EPI, uniforme, custa mais caro, porém dura mais, além do conforto e confiabilidade. Não é difícil fazer uma simulação e demonstrar esses ganhos.

 

Dica 7. Crie um caderno de encargos.

O caderno de encargos são as especificações técnicas, critérios, condições e procedimentos estabelecidos pelo contratante para a contratação, execução, fiscalização e controle de um determinado serviço.

Muitas empresas trabalham com comitês, conforme foi dito anteriormente, para determinar como vai ser o caderno de encargos, dessa forma o risco envolvendo problemas de qualidade, segurança e até financeiros são mitigados e determinado serviço ou produto se torna mais eficiente e eficaz.

Normalmente a empresa tem como padrão trabalhar com 3 propostas de fornecedores diferentes. Depois que o caderno de encargos estiver pronto, envie para os 3 fornecedores. Quando receber a devolutiva com as 3 propostas, que foram feitas baseadas no caderno, você pode montar uma matriz de equalização, veja abaixo um exemplo de aplicação dessa matriz.

 

 

Coloca-se o nome das 3 empresa nos respectivas colunas, e preenche-se as linhas com a ponderação que vai de 1 até 3 (valor de importância que se dá para cada item avaliado).

A empresa que atingir a maior pontuação recebe a aprovação técnica, ficando a negociação comercial com o departamento de compras.

Talvez essas dicas sejam muito óbvias para você. Se for esse o caso, excelente! Mantenha e vá melhorando os padrões. Agora, se o que foi dito aqui é novo para você, é uma excelente oportunidade para melhorar suas práticas de gestão, independente de ter ou não dinheiro em caixa.

Deixe seus comentários, diga o que você já faz ou se tem outras ideias que irão ajudar a melhorar o desempenho dos colegas.

É isso ai! Vamos pra cima! O ano está só começando.

 

 

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